Version en date du 13/02/2020
PREAMBULE
Le Règlement général sur la protection des données (RGPD) est entré en vigueur le 25 mai 2018 et vient compléter la législation en matière de protection des données à caractère personnel.
Pour votre information, une donnée à caractère personnel correspond à toute information relative à une personne physique identifiée ou qui peut être identifiée, directement ou indirectement, par référence à un numéro d'identification ou à un ou plusieurs éléments qui lui sont propres (nom, prénom, adresse, mail, téléphone, numéro de contrat, numéro CB, ...). Un traitement de données à caractère personnel désigne toute opération sur ce type de données (collecte, stockage, transmission, suppression, …,) que cela soit sur support papier ou informatique. Le responsable de traitement est la personne qui détermine les finalités de chaque traitement et les moyens pour atteindre ces finalités.
Pour la Société LES 5 ELEMENTS, la protection de vos données est une priorité. Aussi, dans un souci de transparence, la présente Politique de Confidentialité a pour objectif notamment de vous expliquer pourquoi vos données personnelles sont collectées et traitées par la Société LES 5 ELEMENTS, en sa qualité de responsable de traitement, comment celles-ci sont traitées, quels sont les droits dont vous disposez sur vos données et comment vous pouvez les exercer.
La Société LES 5 ELEMENTS se réserve le droit de modifier à tout moment la présente Politique de Confidentialité. Toute modification prendra effet immédiatement. Par conséquent, nous vous invitons à consulter régulièrement de notre Politique, accessible depuis toutes les pages du Site et ce, afin de vous tenir informé de la dernière version en ligne applicable. Pour les changements que nous estimons les plus significatifs, une notification sera faite sur le Site. Nous vous invitons également à vérifier la date indiquée sur la présente Politique afin de connaître la date de la dernière mise à jour.
1. Pourquoi la Société LES 5 ELEMENTS a-t-elle besoin de collecter vos données ?
Les données que la Société LES 5 ELEMENTS collecte sont nécessaires pour lui permettre de répondre aux finalités suivantes :
S’agissant des données des visiteurs du Site, pour :
- Vous donnez accès à votre espace client ;
- Traiter les demandes de RDV ;
- Gérer les cookies,
S’agissant des données des clients/prospects, pour :
- Gérer les contrats;
- Tenir la comptabilité générale et gérer les comptes clients ;
- Gérer les réclamations, le SAV et les garanties ;
- Gérer les demandes de droit d'accès, de rectification et d'opposition ;
De façon générale, la Société LES 5 ELEMENTS ne traite aucune de vos données à des fins incompatibles avec celles pour lesquelles elles ont été collectées, sauf accord préalable de votre part.
2. Quelles sont les données que la Société LES 5 ELEMENTS collecte ?
La Société LES 5 ELEMENTS collecte différents types de données personnelles vous concernant :
- Les données personnelles que vous lui communiquez directement, notamment vos nom, prénom, n° téléphone, adresse, email et votre date de naissance:
- Lorsque vous remplissez un formulaire en ligne,
- Lorsque vous faîtes une demande de devis,
- Lorsque vous contactez le service client pour poser une question, introduire une réclamation,
De façon générale, lorsque vous échangez avec la Société LES 5 ELEMENTS de toute autre manière.
La communication de vos données personnelles est volontaire. Toutefois, certaines informations, identifiées par un astérisque, sont indispensables à la Société LES 5 ELEMENTS pour traiter votre demande. Sans ces informations, la Société LES 5 ELEMENTS ne pourra la traiter.
- Les données personnelles que nous collectons automatiquement
La Société LES 5 ELEMENTS collecte automatiquement certaines informations vous concernant lorsque vous accédez au Site internet, notamment, les informations sur votre navigation. La Société LES 5 ELEMENTS utilise des cookies et d'autres technologies de suivi pour collecter des informations vous concernant lorsque vous interagissez avec le Site internet.
Pour en savoir plus sur les cookies et la manière de les désactiver, veuillez consulter la Politique Cookies.
3. Sur quel fondement juridique repose les traitements de vos données ?
La Société LES 5 ELEMENTS collecte vos données personnelles pour les finalités décrites au point 1 de la présente Politique. Dans tous les cas, la Société LES 5 ELEMENTS collecte vos données, uniquement lorsque leur collecte et leur traitement reposent sur un fondement juridique.
L’exécution des relations contractuelles avec la Société LES 5 ELEMENTS
Vos données sont nécessaires à l’exécution du contrat auquel vous avez souscrit ou vous souhaitez souscrire et notamment pour :
- Les opérations relatives à la gestion des clients
- Le suivi de la relation client : gestion des réclamations, SAV, et les garanties,
Sur cette base juridique contractuelle, tout refus de communiquer vos données personnelles empêchera la conclusion et l’exécution du contrat.
Le respect d’une obligation légale à laquelle est soumise la Société LES 5 ELEMENTS
Certaines de vos données sont traitées par la Société LES 5 ELEMENTS pour :
- Répondre à ses obligations légales, notamment aux règles comptables applicables, en matière de gestion des comptes clients,
- Gérer les demandes de droit d’accès, de rectification et d’opposition,
Votre consentement
Sous réserve d’avoir obtenu votre consentement préalable, la Société LES 5 ELEMENTS peut traiter vos données pour :
- Vous transmettre des offres commerciales sur ses services,
- Déposer des cookies dans les conditions décrites dans la Politique Cookies.
À tout moment, vous pouvez revenir sur votre choix et retirer votre consentement, selon les modalités décrites dans la section 5.2 de la présente Politique, sans toutefois remettre en cause la légalité du traitement reposant sur le consentement et mis en œuvre avant le retrait.
Les intérêts légitimes de la Société LES 5 ELEMENTS
La Société LES 5 ELEMENTS pourra traiter vos données personnelles aux fins de poursuite de son intérêt légitime notamment, pour :
- Proposer un programme de fidélité,
- Réaliser des enquêtes de satisfaction,
- Sélectionner des clients pour des études, sondages, tests produit,
- Organiser des jeux-concours,
- Élaborer des statistiques financières, commerciales,
- Gérer les impayés et les contentieux (et ne portant sur des infractions et/ou n'entraînant pas une exclusion de la personne du bénéfice d'un droit, d'une prestation ou d'un contrat),
4. Combien de temps sont conservées vos données ?
Vos données sont conservées par la Société LES 5 ELEMENTS pendant le temps nécessaire à la réalisation des finalités visées au point 1 des présentes, majorées des délais légaux de prescription.
Concernant les données des clients et prospects
Les données vous concernant et nécessaires à l’exécution d’un contrat sont conservées pendant la durée de la relation contractuelle. Elles peuvent également être conservées par la Société LES 5 ELEMENTS pour la gestion des activités commerciales, y compris pour celles relatives à la prospection commerciale, pour une durée de 3 ans à compter du dernier contact que vous avez eu avec la Société LES 5 ELEMENTS. Après l’exécution du contrat, la Société LES 5 ELEMENTS pourra être amenée à archiver certaines de vos données pour répondre à des obligations comptables ou fiscales ou à des fins probatoires, en cas de litige ou de réclamation, dans la limite du délai de prescription applicable.
En cas d'exercice du droit d'accès ou de rectification (cf. article 5), les données relatives à votre pièce d'identité seront conservées pendant un délai d’un (1) an. Si vous exercez votre droit d'opposition (cf. article 5) à recevoir de la prospection commerciale auprès de la Société LES 5 ELEMENTS, les informations permettant de prendre en compte votre droit d'opposition seront conservées au minimum trois (3) ans à compter de l'exercice de ce droit. Ces données ne seront en aucun cas utilisées à d'autres fins que la gestion du droit d'opposition et seules les données nécessaires à la prise en compte de ce droit seront conservées (par exemple, l'adresse électronique).
Les données relatives à votre carte bancaire ne sont en aucun cas collectées par la Société LES 5 ELEMENTS.
Les cookies seront conservés pendant 13 mois maximum puis supprimés (Voir Politique Cookies).
Pour de plus amples informations sur les durées de conservation de vos données, vous pouvez vous rapprocher du DPO de la Société LES 5 ELEMENTS (Cf. Article 5.2 de la présente Politique).
5. Quels sont vos droits et comment les exercer ?
5.1. Vos droits sur vos données
Droit d’accès à vos données
Vous pouvez obtenir de la Société LES 5 ELEMENTS la confirmation que vos données sont ou ne sont pas traitées et, lorsqu'elles le sont, l'accès à l’ensemble des données et informations détenu par la Société LES 5 ELEMENTS.
Droit de rectification de vos données Vous pouvez obtenir de la Société LES 5 ELEMENTS, dans les meilleurs délais, la rectification des données vous concernant qui seraient inexactes ou erronées. Vous pouvez également demander que vos données soient complétées, le cas échéant.
Droit à l’effacement de vos données Sauf exceptions légales, vous pouvez demander à la Société LES 5 ELEMENTS l'effacement, dans les meilleurs délais, de vos données, si notamment, vous estimez que le traitement réalisé par la Société LES 5 ELEMENTS sur vos données n’est plus nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées.
Droit à la portabilité de vos données
Vous avez la possibilité de récupérer une partie de vos données dans un format ouvert et lisible par une machine ou de demander à la Société LES 5 ELEMENTS de les transmettre à un autre organisme. Seules sont concernées par ce droit, les données que vous avez fournies activement et consciemment à la Société LES 5 ELEMENTS (par exemple, les données que vous avez renseignées dans un formulaire en ligne) ou les données générées lors de l’utilisation d’un service ou d’un dispositif dans le cadre de la conclusion ou de la gestion de votre contrat, et qui sont traitées de manière automatisée, sur la base du consentement ou de l’exécution d’un contrat.
Droit d’opposition
Vous pouvez vous opposer à ce que vos données soient utilisées pour un objectif précis. Vous devez alors mettre en avant des raisons tenant à votre situation particulière, sauf en cas de prospection commerciale, à laquelle vous pouvez vous opposer sans motif. En cas de traitement de vos données à des fins de prospection commerciale, vous pouvez vous y opposer, à tout moment (Voir point 5.2 de la présente Politique), tout comme vous pouvez vous opposer à tout moment au dépôt de cookies (Voir Politique Cookies).
Droit à la limitation du traitement de vos données
Vous pouvez demander à la Société LES 5 ELEMENTS de conserver vos données sans pouvoir les utiliser, dans l’un des cas suivants :
- vous contestez l’exactitude des données utilisées par la Société LES 5 ELEMENTS,
- vous vous opposez à ce que vos données soient traitées,
- en cas d’usage illicite mais vous vous opposez à leur effacement,
- vous en avez besoin pour la constatation, l'exercice ou la défense de droits en justice.
Droit de retirer votre consentement au traitement de vos données
Lorsque le traitement de vos données personnelles est fondé sur votre consentement (envoi de nos offres commerciales, par exemple), vous avez la possibilité de retirer, à tout moment, votre consentement (Voir point 5.2 de la présente Politique). De même, pour retirer votre consentement aux cookies, vous pourrez le faire selon les modalités mentionnées dans la Politique Cookies. Droit de donner des directives post mortem Vous avez la possibilité de définir des directives relatives à la conservation, à l'effacement et à la communication de vos données après votre décès. Ces directives définissent la manière dont vous souhaitez que soient exercés, après votre décès, vos droits sur vos données. Vous pouvez nous transmettre ces directives en adressant au DPO de 5 ELEMENTS (Cf. article 5.2), un courrier, mentionnant en objet « Directives post mortem ». Vous pouvez, à tout moment, modifier ou révoquer vos directives.
Droit d’introduire une réclamation auprès de la CNIL
Si vous considérez que vos droits ne sont pas respectés ou que la protection de vos données n’est pas assurée conformément au RGPD, vous pouvez, à tout moment, introduire une réclamation auprès d'une autorité de contrôle compétente (en France, la CNIL), directement sur le Site de la CNIL ou par voie postale à : CNIL - 3 Place de Fontenoy - TSA 80715 - 75334 PARIS CEDEX 07.
5.2. L’exercice de vos droits
Pour exercer l’un de vos droits, adressez votre demande au DPO de la Société LES ELEMENTS :
- Par courriel : contact@les5elements.re
- Par courrier : LES 5 ELEMENTS – 19 Rue Victor Mac Auliffe 97400 Saint-Denis
Toute demande doit préciser, en objet, le motif de la demande (exercice du droit d’accès, d’opposition, …) et la Société concernée par la demande (LES 5 ELEMENTS). La demande doit également être accompagnée d’un justificatif d’identité (n° client, par exemple, si vous êtes client de la Société LES 5 ELEMENTS) et préciser l’adresse à laquelle doit parvenir la réponse. La Société LES 5 ELEMENTS vous adressera sa réponse dans un délai maximum d’un (1) mois, à compter de la date de réception de votre demande. Ce délai peut toutefois être prolongé de deux (2) mois en raison de la complexité et du nombre de demandes. Si vous estimez, après avoir contacté la Société LES 5 ELEMENTS, que vos droits Informatique et Libertés ne sont pas respectés, vous pouvez adresser une réclamation à la CNIL (Cf. article 5.1).
Prospection commerciale
Dès lors que vous avez accepté de recevoir des offres commerciales de la part de la Société LES 5 ELEMENTS, vous pouvez, à tout moment, revenir sur votre choix en cliquant sur le lien de désinscription prévu à cet effet dans chacune des communications électroniques ou en renvoyant STOP, comme indiqué dans les SMS qui vous sont envoyés.
De manière générale, pour toute question relative à la présente politique de protection des données ou pour toute demande relative à la gestion de vos données personnelles par la Société LES 5 ELEMENTS, vous pouvez adresser votre demande par email ou par courrier, comme indiqué ci-dessus.
6. Avec qui la Société LES 5 ELEMENTS partage-t-elle vos données ?
La Société LES 5 ELEMENTS est également susceptible de transmettre vos données aux entités suivantes lorsque cela est rendu nécessaire pour répondre à l’une des finalités visées au point 1 des présentes :
- le personnel habilité du service marketing, du service commercial, des services chargés de traiter la relation client, des services administratifs, des services logistiques et informatiques ainsi que leurs responsables hiérarchiques ;
- le personnel habilité des services chargés du contrôle (commissaire aux comptes, services chargés des procédures internes du contrôle...) ;
- les organismes, les auxiliaires de justice et les officiers ministériels, dans le cadre de leur mission de recouvrement de créances.
7. Vos données sont-elles transférées hors UE ?
Vos données sont hébergées sur des serveurs sécurisés et situés en France. Si vos données venaient à être transférées hors UE, par le biais de nos sous-traitants notamment, la Société LES 5 ELEMENTS apporterait une attention toute particulière à ce que ces derniers traitent vos données dans le plus strict respect de la règlementation en vigueur en matière de protection des données personnelles.
8. Comment la Société LES 5 ELEMENTS sécurise-t-elle le traitement vos données ?
La Société LES 5 ELEMENTS met en œuvre toutes les mesures techniques, physiques et organisationnelles pour assurer la sécurité et la confidentialité de vos données lors de la collecte, du traitement et du transfert de vos données. Les infrastructures de la Société LES 5 ELEMENTS sont protégées contre les logiciels malveillants (virus, spyware, …). L’accès physique et distant aux serveurs hébergeant les données est contrôlé. Des tests d’intrusion sont réalisés, ainsi que des sauvegardes régulières avec des tests de restauration. La sécurité de votre terminal, à partir duquel vous vous connectez à notre Site, relève de votre responsabilité.
Dans le cas où la Société LES 5 ELEMENTS serait susceptible de faire appel à des prestataires pour traiter une partie de vos données, la Société LES 5 ELEMENTS s’engage à vérifier que ces derniers présentent des garanties suffisantes pour assurer la protection des données personnelles qui leur sont confiées et à leur faire signer des clauses de confidentialité conformes à l’article 28 du RGPD.
En cas de violation de données à caractère personnel, c'est-à-dire en cas d’incident de sécurité, d’origine malveillante ou non et se produisant de manière intentionnelle ou non, ayant comme conséquence de compromettre l’intégrité, la confidentialité ou la disponibilité de vos données personnelles, la Société LES 5 ELEMENTS s’engage à respecter les obligations suivantes :
| POUR VOUS, LA VIOLATION DES DONNEES ENGENDRE |
AUCUN RISQUE |
UN RISQUE |
UN RISQUE ELEVE |
| Documentation interne, dans le « registre des violations » |
X |
X |
X |
| Notification à la CNIL, dans un délai maximal de 72h |
- |
X |
X |
| Nous vous en informons dans les meilleurs délais |
- |
- |
X |
Le « registre des violations » contient les éléments suivants :
- la nature de la violation ;
- les catégories et le nombre approximatif des personnes concernées ;
- les catégories et le nombre approximatif de fichiers concernés ;
- les conséquences probables de la violation ;
- les mesures prises pour remédier à la violation et, le cas échéant, pour limiter les conséquences négatives de la violation ;
- le cas échéant, la justification de l’absence de notification auprès de la CNIL ou d’information aux personnes concernées.
Pour autant, et conformément à la réglementation en vigueur, la Société LES 5 ELEMENTS n’est pas tenue de vous informer d’une violation dans les cas suivants :
- vos données à caractère personnel sont protégées par des mesures les rendant incompréhensibles pour toute personne qui n'est pas autorisée à y avoir accès ;
- des mesures ont été prises afin que le risque ne soit plus susceptible de se matérialiser ;
- cette communication exige pour nous des efforts disproportionnés, ne disposant notamment d’aucun élément permettant de vous contacter pour vous en informer.
9. Champs obligatoires
Les champs indiqués par un astérisque dans nos formulaires sont obligatoires. Les conséquences en cas de défaut de réponse sont uniquement l’absence de prise en compte de votre demande. L’obligation de fourniture des données demandées est contractuelle, car nécessaire à l’exécution du contrat auquel vous être partie ou de mesures précontractuelles réalisées à votre demande, notamment en cas de demande d’informations ou de devis concernant nos produits et services.
10. Cookies
Pour consulter notre Politique Cookies, veuillez cliquer ici.
11. Privacy by Design/by Default
La Société LES 5 ELEMENTS s’engage à intégrer la protection des données à caractère personnel dès la conception d’un projet, d’un service ou de tout autre outil lié à la manipulation de données personnelles, et s’engage notamment à respecter les principes suivants : la minimisation des données à caractère personnel, la limitation des finalités de la collecte de données, le respect de l’intégrité et de la confidentialité des données, la limitation des durées de conservation.
12. Accountability
Afin de respect de principe d’Accountability, la Société LES 5 ELEMENTS :
- adopte des procédures internes dans le but d’assurer le respect du règlement (charte informatique, charte de protection des données à caractère personnel) ;
- conserve une trace documentaire de tout traitement effectué sous sa responsabilité ou de celle du sous-traitant (tenue du registre des traitements, accords de confidentialité des salariés et des prestataires, politique de sécurité de l’entreprise, procédures de gestion des demandes d’accès, de rectification, d’opposition...) ;
- réalise des analyses d’impact (PIA) pour les traitements présentant des risques particuliers au regard des droits et libertés.
L’objectif est de fournir une documentation riche permettant de démontrer à tout instant le respect des règles relatives à la protection des données.